Compagnie d'assurance d'hypothèques Genworth Financial Canada Annexe sur la soumission et conservation des données

A) INTRODUCTION

1. Aperçu

La présente Annexe sur la soumission et conservation des données (anciennement les Procédures de la plateforme  Excel™ de Genworth Financial) constitue l'Annexe « A » de l'Avenant relatif au commerce électronique au contrat-cadre de la Compagnie d’assurance d’hypothèques Genworth Financial Canada (« Genworth »). La plateforme Excel™ de Genworth constitue un moyen de communication électronique bidirectionnel conçu pour assurer le traitement de la majorité des demandes d'assurance prêt hypothécaire résidentiel, sans aucun support papier. Ce processus électronique est avantageux autant pour Genworth que pour les organismes prêteurs participants (« prêteur »), du fait qu'il accroît la productivité et améliore l'intégrité des données, tout en accélérant le délai d'exécution concernant les décisions d'assurance.

Genworth souscrit chaque demande pour déterminer son admissibilité à l'assurance prêt hypothécaire au moyen des directives de souscription actuelles de Genworth. L'efficacité du délai d'exécution des demandes, par l'entremise des technologies automatisées de souscription et de prise de décision de Genworth, dépend largement de la précision et de la validité des données de la demande soumises par chaque prêteur, ainsi que du processus d'échange de données avec le prêteur.

Afin de ne plus avoir à fournir la documentation habituelle au moment de la souscription, chaque prêteur est responsable de l'exécution de vérifications au moment de la souscription et de la conservation subséquente des renseignements de vérification (revenu, emploi, solvabilité, mise de fonds, examen de l'offre d'achat ou autre). Toutes les demandes transmises à Genworth auront été approuvées par le prêteur conformément à la pratique de souscription courante du prêteur.

Dans le cas de demandes d'assurance pour des résidences nouvellement construites, le prêteur reste responsable de la vérification de l'achèvement de la construction de la résidence à des niveaux de qualité acceptables et conformément aux plans et spécifications soumis par l'emprunteur. Le prêteur détermine la ou les méthodes de vérification jugées acceptables. Les méthodes peuvent comprendre, mais sans s'y limiter, un rapport d'inspection final réalisé par un évaluateur, un certificat de possession ou d'occupation ou un certificat d'inspection, d'achèvement et de garantie de maison neuve.

Toutes les demandes d'assurance soumises au moyen de la plateforme Excel™ de Genworth seront traitées en « service complet ». Le « service complet » est un format de demandes d'assurance selon lequel Genworth est responsable de la souscription de la garantie immobilière.

2. Admissibilité du prêteur

L'admissibilité à l'utilisation de la plateforme ExcelÔde Genworth est limitée aux prêteurs approuvés par Genworth qui :

  • démontrent des pratiques prudentes d'octroi de prêts (telles que constatées par des directives de souscription détaillées, des taux de prêts non remboursés acceptables par Genworth, ainsi qu'un profil et un rendement historiques du portefeuille satisfaisants);
  • ont la capacité technologique de transmettre et de recevoir électroniquement les exigences minimales en matière de données;
  • ont conclu des ententes commerciales officielles avec Genworth, dont un contrat -cadre; et
  • acceptent d'obtenir un consentement écrit, légalement requis, des emprunteurs et garants respectifs pour donner à Genworth l'accès à tous les renseignements personnels relatifs à la demande de prêt hypothécaire, incluant les données provenant de l'agence d'évaluation du crédit.

3. Rôles et responsabilités du prêteur

Before transmitting an application to Genworth, each Lender is required to perform its normal underwriting procedures. Prior to funding the Lender must complete all routine confirmations and verifications. The Lender’s underwriting procedures will ensure that only applications which meet the Lender's and Genworth’s usual underwriting standards and product definitions are electronically forwarded to Genworth.  Verifications or other information must be available to Genworth on request, when required for the following purposes:

  • les décisions de souscription pour des nouvelles demandes ou les modifications demandées;
  • les examens d'assurance de la qualité effectués régulièrement par Genworth;
  • l'étude de dossiers en cas de défaut de paiement à court terme (24 mois); et
  • la conformité avec toutes les exigences juridiques et directives applicables.

Genworth s'efforcera de donner au prêteur un préavis raisonnable avant de demander l'accès à de tels renseignements.

Considérations sur la propriété et l'offre d'achat :

Le prêteur est responsable de l'exactitude et de la vérification de toutes les données soumises à Genworth. Au moment de la demande ou si on le découvre par la suite, le prêteur doit aviser Genworth de tout défaut à la propriété, tel qu'identifié lors de l'examen de la convention d'inscription au SIA ou d'offre d'achat ou dans le rapport d'évaluation environnementale ou autrement. Les incitatifs contribuant à l'inflation des prix sont particulièrement préoccupants, comme les offres de prêt hypothécaire avec remise en argent. La remise en argent ne doit en aucune façon être utilisée envers la mise de fonds, à moins que cela ne soit prévu en vertu d'un programme d'habitations abordables approuvé par Genworth.

Quant aux demandes pour transactions d'achat, une partie des exigences de données habituelles de Genworth servira d'indication pour savoir si la propriété a été vendue ou non par l'entremise d'une inscription au SIA. Ces renseignements sont essentiels à l'évaluation automatisée des risques indirects de Genworth.

Avant de transmettre la demande par voie électronique à Genworth, le prêteur doit fournir un avis écrit aux emprunteurs et aux garants, un exemplaire duquel doit être signé par les emprunteurs et les garants en vertu duquel ils reconnaissent avoir compris et accepté son contenu qui stipule ce qui suit :

« Le montant du prêt accordé ou toute partie de celui-ci par un prêteur, ni l'approbation d'assurance par Genworth, ne doivent être interprétés ou invoqués par les emprunteurs et les garants comme constituant une confirmation de la valeur ou de l'état du bien sous-jacent, que les évaluations ou les inspections aient été effectuées ou non par ou pour Genworth; ils ne doivent pas être non plus interprétés ou invoqués par les emprunteurs et les garants comme constituant une confirmation de la capacité des emprunteurs et des garants à rembourser le prêt. »

Renseignements personnels de l'emprunteur :

Avant de soumettre une demande à Genworth pour examen, le prêteur doit s'assurer que les emprunteurs et les garants ont rempli et signé, par écrit, un formulaire approprié de divulgation et de consentement, conformément à toutes les lois des juridictions applicables, qui autorise Genworth à recevoir (ou se procurer directement) des renseignements personnels et des données provenant de l'agence d'évaluation du crédit pour souscription d'assurance de Genworth ou à d'autres fins associées. Tous les renseignements personnels obtenus par Genworth seront tenus confidentiels par Genworth, ou ses fournisseurs de service tiers applicables, et ne seront transmis à aucune autre tierce partie, sauf si cela est requis par la loi.

De surcroît, il incombe à chaque prêteur :

  • d'assurer une exactitude et une intégrité continues des données de la demande soumises par voie électronique à Genworth, ce qui inclut les modifications à la demande effectuées suite à l'approbation de Genworth; et
  • d'aviser Genworth, en temps opportun, de tout changement important futur à la politique de souscription du prêteur.

4. Rôles et responsabilités de Genworth

Genworth doit:

  • vérifier que les données électroniques minimales requises ont été reçues par Genworth et qu'elles sont conformes aux exigences de Genworth en matière de renseignements;
  • demander et recevoir du prêteur toute information ou documentation requise additionnelle, à des fins de souscription (en plus des données électroniques), avant approbation;
  • vérifier que les caractéristiques de l'emprunteur, de la propriété et de la demande sont conformes aux :
    • directives de souscription établies de Genworth; et
    • aux accords commerciaux négociés, tels que stipulés dans « l'Avenant relatif au commerce électronique »;
  • fournir au prêteur un avis écrit en temps opportun de tout changement futur à la politique de souscription ou au processus de souscription; et
  • s'efforcer de régler chaque demande de manière électronique, ce qui inclut de fournir le numéro de référence Genworth.

B) ARRANGEMENTS ET ACCORDS COMMERCIAUX

Genworth souscrira toutes les demandes conformément aux directives de souscription établies de Genworth. Les sections suivantes décrivent les caractéristiques et les types de demandes admissibles et non admissibles, en plus d'identifier les caractéristiques des demandes qui seraient, en temps normal, étudiées de plus près en raison des facteurs de risque élevé. Veuillez consulter les aperçus pour obtenir des renseignements spécifiques sur chaque produit.

1. Caractéristiques et types de demandes admissibles

Vous trouverez ci-dessous les caractéristiques et les types de demandes admissibles :

  • premières et deuxièmes hypothèques;
  • propriétés occupées par le propriétaire et locatives;
  • propriétés à occupation secondaire et de vacances;
  • propriétés existantes et neuves;
  • propriétés à 4 logements au maximum;
  • propriétés franches, à bail, en copropriété;
  • amortissement maximum;
    • Jusqu'à 25 ans
  • avance unique (prêt d'achèvement);
  • avances progressives pour nouvelles constructions;
  • versements mixtes de capital et d'intérêts à une fréquence n'excédant pas une base mensuelle; et
  • des prêts à taux fixe et programmes de prêt hypothécaire à taux variable approuvés par Genworth.

Ratios prêt/valeur maximums

Vous trouverez ci-dessous les ratios prêt/valeur maximums pour divers produits (y compris les prêts hypothécaires à taux variable plafonné approuvés par Genworth) :

  • Achat et Achat avec rénovations jusqu'à 95 % du maximum prêt/valeur :
    • transactions d'achat de propriétés à logement unique jusqu'à 95 % du maximum prêt/valeur;
    • transactions d'achat de duplex jusqu'à 95 % du maximum prêt/valeur;
    • transactions d'achat de propriétés à 3 ou 4 logements jusqu'à 90 % du maximum prêt/valeur;
  • Les produits spéciaux ont diverses limites de ratio prêt/valeur. Veuillez consulter les aperçus pour connaître les ratios maximums.

2. Caractéristiques de demandes non admissibles

Les demandes comportant les caractéristiques suivantes ne sont pas assurables et ne doivent pas être soumises à des fins de couverture d'assurance :

  • les propriétés commerciales (situées dans une zone commerciale ou utilisées à des fins commerciales);
  • les propriétés à plus de 4 logements;
  • les immigrants non reçus (à moins qu'ils n'aient été approuvés en vertu du programme Nouveaux arrivants au Canada);
  • les maisons mobiles (à moins qu'il ne s'agisse de logements résidentiels préfabriqués ou usinés avec des fondations et des canalisations d'eau et d'égout permanentes); ou
  • les demandes ne satisfaisant pas aux directives de souscription du prêteur.

3. Demandes nécessitant une souscription détaillée par Genworth

Genworth s'efforcera de traiter les demandes uniquement par voie électronique. Toutefois, les souscripteurs de Genworth se réservent le droit d'exiger, pour toute demande et lorsque cela est jugé nécessaire, des renseignements supplémentaires et/ou des copies de documents de vérification d'emploi, de revenu et de solvabilité, de rapports de solvabilité, d'offres d'achat, ainsi que de toute autre documentation habituelle avant de prendre sa décision au sujet d'une demande. Pour certains types de demande (qui présentent généralement un risque plus élevé), les souscripteurs de Genworth réaliseront des souscriptions plus détaillées et par conséquent, ces demandes ne seront normalement pas admissibles à un procédé entièrement électronique (sans support papier).

Pour les demandes concernant de nouvelles constructions, les copies des offres d'achat peuvent être demandées par le souscripteur de Genworth afin de faciliter la souscription des incitatifs uniques du constructeur, pour confirmer la couverture de garantie des maisons neuves ou pour faciliter le processus d'évaluation du Service complet de Genworth.

Genworth effectuera une souscription complète, sur demande, de tout dossier de demande complet et documenté soumis par le prêteur. Les souscripteurs de Genworth fourniront également un service consultatif pour les demandes marginales ou à caractère unique, afin de déterminer leur acceptabilité selon Genworth.

4. Intégrité des données électroniques

Il incombe au prêteur de s'assurer de l'exactitude des données transmises par voie électronique à Genworth. Dans l'éventualité où les caractéristiques de la demande changeraient au moment de l'approbation par Genworth ou par la suite, mais avant l'avance de prêt, ces changements doivent être immédiatement communiqués à Genworth par voie électronique. Les changements apportés aux champs clés de Genworth devront être approuvés par Genworth avant l'avance de prêt, sans quoi, l'engagement de Genworth à assurer le prêt sera considéré comme nul et non avenu, à l'entière discrétion de Genworth.

5. Assurance de la qualité

Régulièrement, environ 3 % des dossiers d'un prêteur traités par Genworth peuvent être sélectionnés au hasard ou présélectionnés à des fins d'examen approfondi. Ces examens peuvent être effectués dans les locaux du prêteur (ou là où les demandes se trouvent durant les heures normales d'ouverture), moyennant un préavis écrit de 15 jours, ou, en fournissant toute la documentation requise dans un format acceptable tant pour Genworth que pour le prêteur. Le prêteur donnera à Genworth l'accès à toutes les demandes en cours à ce moment. Le but des examens de dossiers de Genworth est d'en assurer la conformité avec les arrangements négociés et les normes règlementaires, de confirmer que le prêteur fait preuve d'un jugement acceptable et que des normes de souscription prudentes et convenues sont appliquées relativement à la documentation des demandes et la réalisation de souscriptions (vérification de la mise de fonds, vérifications de solvabilité, d'identité, de revenu et d'emploi ou autre). En outre, ces examens serviront à :

  • Confirmer qu'avant le financement :
    • la demande a été souscrite par le prêteur et satisfait aux directives de souscription et de produits; et
    • les données de demande requises ont été correctement transmises à Genworth.
  • Identifier tout problème où une clarification des accords commerciaux est requise; et
  • Vérifier que les dossiers de prêt du prêteur peuvent être repérés et qu'ils contiennent toute la documentation requise et convenue, ce qui inclut les vérifications, les rapports de solvabilité sur consentement de l'emprunteur et autres renseignements requis.

Lorsque des enjeux spécifiques relatifs à la souscription sont identifiés, des examens de dossiers additionnels peuvent être exigés afin d'approfondir l'évaluation des enjeux respectifs. Dans les situations où des vices de souscription sont relevés, des examens spéciaux de suivi et/ou des réunions peuvent être requis en dehors des examens de dossiers normalement prévus.

6. Expiration/révocation de l'engagement d'assurance

Les engagements émis par voie électronique grâce à la plateforme Excel™ de Genworth expireront comme suit :

Achats

a) Habitation existante - 12 mois à compter de la date d'approbation

b) Habitation existante - 12 mois à compter de la date d'approbation

Refinancements

Habitation existante - 90 jours à compter de la date d'approbation

Sur demande, Genworth peut envisager des prolongations de la date d'expiration, au cas par cas. Genworth se réserve le droit de révoquer n'importe lequel de ses engagements émis lorsque les renseignements relatifs à une demande et fournis à Genworth sont incorrects ou non valides.

7. Exigences/conservation de la documentation

Dans le cadre de leur diligence raisonnable, les prêteurs se doivent d'exercer des pratiques saines en matière de documentation de prêt, à titre de condition de couverture d'assurance prêt hypothécaire. Selon des pratiques de souscription prudentes et conformément aux politiques de Genworth, les prêteurs sont tenus de conserver la documentation et les détails en dossier pour appuyer les nouveaux prêts et les changements aux prêts assurés existants (les « documents ») pendant toute la période où la couverture d'assurance est en vigueur. Dans tous les cas, les prêteurs devraient conserver la documentation qui appuie l'événement, l'évaluation de l'emprunteur et celle de la propriété, et tous autres documents applicables requis pour étayer la demande de prêt. Lorsqu'un prêt assuré est transféré à un autre prêteur, le prêteur initial doit conserver l'intégralité de la documentation pendant sept (7) ans minimum, suivant la date initiale de constitution du dossier d'assurance prêt hypothécaire. Les attentes de conservation de toute documentation supplémentaire par le prêteur seraient déterminées en fonction du risque additionnel que l'événement présente pour l'assureur hypothécaire.

Les prêteurs doivent satisfaire aux exigences spécifiques en matière de documentation, conformément aux politiques de Genworth sur les prêts aux propriétaires. Le tableau suivant récapitule les exigences de documentation de Genworth relativement à des événements spécifiques :

Exigences de documentation
Événement Documentation pour appuyer l'événement Documentation pour appuyer l'évaluation de l'emprunteur Documentation pour appuyer l'évaluation de la propriété
Achat d'une habitation existante ou neuveOuiOuiOui
RefinancementOuiOuiOui
Transférabilité directe Oui*Oui
Transférabilité avec augmentationOuiOuiOui
Transfert de prêt/échangeOui**
Prise en charge de l'hypothèqueOuiOui*

* Les prêteurs doivent agir prudemment en observant leurs pratiques de prêt afin de s'assurer de la qualité du prêt.

Vous trouverez ci-dessous une description des exigences minimales relativement à la documentation que le prêteur approuvé doit obtenir et conserver en dossier afin d'appuyer une demande de prêt soumise pour assurance, y compris, mais sans s'y limiter :

Documentation pour appuyer l'événement
  • Offre d'achat/convention d'achat et de vente/acte de vente remplis et signés (dont toutes les annexes, renonciations et modifications);
  • demande de prêt hypothécaire et accord de prêt/engagement signés, incluant les conditions du prêt (le cas échéant);
  • vérification de l’encours  du prêt hypothécaire existant;
  • attestation de remboursement final du prêt, le cas échéant;
  • rapport final du solliciteur validant le financement et les conditions de financement;
  • preuve de titre marchand ou d'assurance titre (p. ex., recherche de titre des solliciteurs, certificat d'assurance titre ou certificat d'arpentage);
  • tous les documents de garantie d'ordre juridique (p. ex., prêt hypothécaire, baux, certificats d'arpentage ou autre);
  • tous les numéros de référence Genworth associés;
  • vérification de l'identité des emprunteurs/garants;
  • vérification de l'usage prévu (c.-à-d. la déclaration statuaire ou autre, pour vérifier l'occupation).
Documentation pour appuyer l'évaluation de l'emprunteur
  • vérification de revenu/d'emploi pour les emprunteurs/garants éventuels;
  • vérification du permis de travail des résidents non permanents;
  • formulaire d'engagement du garant signé, le cas échéant;
  • vérification de la source de la mise de fonds/capitaux propres, le cas échéant;
  • vérification des données clés utilisées pour calculer le ratio d’amortissement total de la dette (p. ex., frais de chauffage, taxes, frais de copropriété et autres créances);
  • rapport de solvabilité ou vérification de la solvabilité des emprunteurs/garants éventuels;
Documentation pour appuyer l'évaluation de la propriété
  • vérification des caractéristiques de la propriété (p. ex., contrat d'inscription, rapport d'évaluation, photos);
Selon le cas
  • liste des rénovations, devis, estimés de coûts et plans pour nouvelle construction, achat avec rénovations ou rénovations;
  • vérification de l'achèvement des rénovations (demandes pour nouvelle construction, achat avec rénovations ou rénovations);
  • preuve que la propriété est enregistrée en vertu d'un programme de garantie des maisons neuves approuvé par le prêteur;
  • motif d'exonération de garantie supplémentaire;
  • documents de location ou de bail et preuve d'examen;
  • rapport d'ingénierie ou autres rapports techniques se rapportant à la propriété hypothéquée;
  • vérification de la propriété/de la valeur des garanties sous-jacentes (p. ex., évaluation);
  • rapport(s) d'évaluation environnementale de site;
  • certificat de potabilité de l'eau acceptable et/ou de traitement des eaux usées lorsqu'une installation de service d'eau public n'est pas disponible;
  • documentation confirmant le respect des conditions de Genworth relatives à l'enregistrement des prêts hypothécaires (ou charges) de deuxième rang.

C) PROCESSUS DE DEMANDE ET DE RÉPONSE

1. Généralités

Le prêteur soumettra les données de la demande par voie électronique à Genworth, avec les éléments de données requis et dans le format antérieurement déterminé par le prêteur et Genworth. Genworth peut recevoir des données du prêteur 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. La décision électronique des demandes est communiquée de 6 h à 1 h (HE), du lundi au dimanche. Toutes les demandes reçues seront évaluées pour déterminer sont admissibilité à l'assurance, conformément aux directives de souscription habituelles de Genworth. Le taux de souscription de Genworth variera en fonction des caractéristiques de risque de chaque demande.

2. Nouveau processus de demande

Sur réception d'une demande par Genworth, le prêteur recevra l'une des six réponses électroniques de base suivantes :

Réponse électronique de Genworth
« Approuvée » (incluant un texte de message par rapport à toute « condition »)
« Référée au souscripteur » (pour les demandes requérant l'intervention d'un souscripteur)
« Refusée »
« Erreur » (si des erreurs de données sont relevées, incluant un message/code d'erreur)
« Reçue » (pour les demandes reçues en dehors des heures de traitement électronique)
« Annulée » (en réponse à la demande électronique du prêteur d'annuler la demande)

Renseignements détaillés sur la réponse de Genworth :

Dans tous les cas, Genworth fournira les renseignements suivants :

  • type de réponse électronique de Genworth (approuvée, refusée ou autre);
  • numéro de l'institution financière;
  • numéro transitaire (de la succursale qui soumet la demande);
  • numéro de référence Genworth;
  • type de demande;
  • nom de l'emprunteur; et
  • numéro de prêt du prêteur.

De plus, si la demande est approuvée, Genworth fournira les renseignements supplémentaires suivants :

  • montant total du prêt assuré;
  • pourcentage de couverture (%);
  • montant de la prime;
  • montant des frais dû (s'il y a lieu);
  • montant des taxes;
  • montant total dû;
  • date d'expiration de l'engagement (le cas échéant); et
  • amortissement pondéré (le cas échéant).

3. Modifications des engagements d'assurance

Pour les modifications des engagements émis par Genworth, le prêteur effectuera une nouvelle soumission électronique de la demande contenant toute modification apportée avant que le prêteur n'avance les fonds. Une réponse électronique sera générée par Genworth. Lorsque cela est requis, la demande de modification sera transmise à un souscripteur de Genworth qui effectuera une nouvelle souscription. Dès que la réponse est donnée, un message électronique est envoyé au prêteur.

4. Retrait/annulation

Pour retirer ou annuler une demande d'assurance prêt hypothécaire, le prêteur génèrera et transmettra par voie électronique un message d'annulation à Genworth.

5. Ligne d'assistance Genworth

Genworth met à la disposition des prêteurs une « ligne d'assistance » au 1-877-470-4144.

6. Attentes de service/délai d'exécution concernant les demandes

Le délai d’exécution de Genworth dépend du niveau d'examen approfondi des souscriptions, appliqué à un cas spécifique. Genworth utilise bon nombre de procédés de validation des risques immobiliers à l'interne, ce qui donne une fourchette de délai d'exécution comprise entre moins d'une minute et 24 heures. L'approche choisie pour évaluer une demande influera sur le délai d'exécution, tout particulièrement pour les cas se situant dans les deux extrémités de l'échelle de qualité des propriétés (p. ex., celles à très forte valeur et celles à faible valeur). L'accès aux propriétés pour lesquelles des évaluations internes complètes sont requises, influera sur le délai d'exécution final. Pour minimiser les délais, les prêteurs doivent se tenir prêts à donner aux évaluateurs de Genworth l'accès à la propriété.

Le niveau d'exactitude des données constitue le facteur le plus important permettant de déterminer le délai d'exécution pour chaque demande. Tous les éléments de données, particulièrement l'adresse complète de la propriété, incluant le code postal, l'adresse domiciliaire actuelle de l'emprunteur et son numéro d'assurance sociale (lorsque fourni).

7. Rapports sur le portefeuille du prêteur

Sur demande, Genworth peut fournir aux prêteurs des rapports de gestion, mettant en évidence les caractéristiques de prêt des prêts approuvés, pour un délai donné et pour la plupart des zones géographiques désignées.

D) CONFLITS

Dans l'éventualité de tout conflit entre les modalités de la présente Annexe « A » de l'Avenant relatif au commerce électronique au contrat-cadre de Genworth et les modalités du contenu principal du contrat-cadre de Genworth, les modalités du contenu principal ducontrat-cadre prévaudront.

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